Dogodki so v poslovnem svetu postali izjemno pomembni. To namreč ni več le formalno srečanje, temveč priložnost za grajenje odnosov, utrjevanje blagovne znamke in povečanje prepoznavnosti. Organizacija dogodka – ugodno jo lahko prepustite tudi zunanjim izvajalcem – zahteva nekaj truda, a s tem, ko uspešno izpeljete poslovno konferenco, otvoritev nove poslovalnice ali pa predstavite svoj nov izdelek, boste združili ljudi, dvignili zaupanje v podjetje in njegovo prepoznavnost. Pri organizaciji boste šli skozi proces, ki bo zahteval premišljen pristop, pozornost do podrobnosti in jasno postavljanje ciljev. Preberite si nekaj smernic, ki vam lahko pri tem pomagajo.
Ključni koraki pri organizaciji dogodka
Pri vsakem uspešnem dogodku je potrebno nekaj načrtovanja in usklajenega izvajanja. Da bo organizacija dogodka gladko tekla, je potrebno upoštevati nekaj pomembni korakov.
- Določitev cilja dogodka – Kaj želite z dogodkom doseči? Večjo prodajo? Mreženje? Zahvalo zaposlenim?
- Izbira ciljne skupine – Dogodek naj bo vsebinsko in vizualno prilagojen gostom.
- Izbira lokacije in termina – Lokacija naj bo dostopna, primerna glede na število udeležencev in usklajena z vsebino dogodka.
- Program in potek dogodka – Jasna časovnica, zanimivi govorci in vmesni odmori so ključni za dober vtis.
- Tehnična oprema in logistika – Mikrofon, ozvočenje, projekcija, sedežni red, označbe prostora.
- Promocijski materiali in darila – Tukaj nastopijo promocijski izdelki, ki lahko močno okrepijo vtis dogodka.
Promocijski izdelki – dodana vrednost vsakega dogodka
Kadar je dogodek dobro organiziran, ponudi udeležencem še nekaj več, dodano vrednost, ki je obiskovalci ne pričakujejo. V ta namen so odlični promocijskih izdelki, ki so preprosto in učinkovito sredstvo za promocijo. Z njimi ustvarite pozitivni vtis. Promocijski izdelki so lahko odličen način, s katerim podaljšate stik z obiskovalci, tudi po tem, ko se dogodek že zaključi. Zato naj organizacija dogodka poteka tudi z mislijo na darilca.
Tabela: Primeri promocijskih izdelkov glede na tip dogodka
| Vrsta dogodka | Priporočeni promocijski izdelki | Zakaj delujejo? |
| Poslovna konferenca | Pisala, zvezki, USB ključki z logotipom | Uporabni, profesionalni, dolgotrajna raba |
| Sejmi in razstave | Torbe, promocijske majice, obeski, bidoni | Vidni, nosljivi, krepijo prepoznavnost |
| Interni dogodki podjetja | Personalizirani koledarji, skodelice, notesniki | Povezujejo zaposlene z blagovno znamko |
| Promocija novega izdelka | Vzorci, brošure, embalaža z darilom | Neposredno povezani z vsebino dogodka |
Skrbno izbrani promocijski izdelki na dogodku, bodo poskrbeli za vtis, da udeležence cenite in jih razumete. Personalizirani izdelki z logotipom ali sloganom, postanejo podaljšek vaše identitete. Organizacija dogodka brez njih ni popolna.
Zaključek: celostna izkušnja šteje
Dobro izpeljan dogodek ni nikoli naključje. Je rezultat strateškega načrtovanja, natančnega izvajanja in iskrene želje, da udeležencem ponudite pozitivno izkušnjo. Organizacija dogodka je tudi finančni in logistični zalogaj. Zato je smiselno, da jo prepustite zaupanja vrednim podjetjem, ki bodo to nalogo opravila namesto vas. Tak dogodek bo ostal v spominu udeležencev še dolgo po zaključku. Zato sodelujte s podjetji, ki razumejo pomen kakovosti in kreativnosti.